10 vanlige misforståelser rundt kompetansestyring

Definisjon kompetanse:

‘Kombinasjonen av trening, ferdigheter, erfaring og kunnskap som en person har og deres evne til å bruke dem til å utføre en oppgave trygt.’

1. Gjennomført opplæring beviser kompetanse

FAKTA: Dette er en av de vanligste misforståelsene. Trening og opplæring alene beviser ikke kompetanse. Opplæring er innspill når det gjelder ferdigheter og kunnskap. Kompetanse er et mål på selve utførelsen når det gjelder bruken av ferdigheter og kunnskap i arbeidsaktivitetene, på en trygg måte og i tråd med prosedyrer.

2. Jeg vet at mine ansatte er kompetente, jeg trenger ikke et system for å fortelle meg det.

FAKTA: Hvordan kan man være sikker på at de ansatte er kompetente, og hvordan måler du dette? Å bringe inn en uavhengig tredjepartsorganisasjon for en teknisk vurdering kan bidra til en objektiv vurdering av gir deg en målbar produksjon. Alternativt kan eget personell læres opp til å foreta en objektiv vurdering i forhold til selskapets standarder. En formell prosess kan gjøre at man føler seg trygg på at nødvendig kompetanse er ivaretatt. Det kan belyse både styrker og utviklingsområder, og gir samtidig muligheten til å målrette opplærings- og utviklingsaktiviteter for enkeltpersoner innenfor sine respektive roller. En kvalitetssikringsprosess gir reell intern og ekstern verdi til fordel for virksomheten.

3. Kompetansestyring er forvirrende.

FAKTA: Kompetanse er ikke det samme som rakettforskning. Hvis det deles opp i trinn og administreres i en prosessdrevet orden, kan det være en ganske enkel prosess. En skreddersydd handlingsplan som er riktig for virksomhetens art, type og behov, kan opprettes på kort tid. Som ethvert nytt initiativ, må det bare være godt administrert og ha tilstrekkelig med ressurser for å lykkes.

4. Kompetansestyring er kun for store organisasjoner.

FAKTA: Både store, mellomstore og små bedrifter, på tvers av alle bransjesektorer, må sørge for at arbeidstakerne deres er kompetente, at man oppfyller alle HMS-krav.  De aller fleste virksomheter vil ha nytte av å ha et robust kompetansestyringssystem på plass uavhengig av størrelsen på bedriften.

5. Det er dyrt å opprette et kompetansesystem.

FAKTA: Det er ingen ”one size fits all” - tilnærming til kompetanseløsning, hver organisasjon vil ha sine egne drivere og krav. Kompetanseløsninger skal skreddersys og tilpasses for å møte behovene til den spesifikke virksomheten, med hensyn til både størrelse og budsjett. Mange blir svært overrasket over kostnaden knyttet til denne typen modeller ettersom den ofte kan være svært ressursbesparende. En eventuell ulykke, overtredelse av lovverket eller …. Som avdekker mangler på sertifiseringer vil også uansett være langt dyrere enn en investering i et kompetansestyringssystem.   

6. Kompetansestyringssystemer eksisterer kun for å oppfylle eksterne krav, det er ingen andre fordeler.

FAKTA: Nei, et robust kompetansesystem vil tilfredsstille eventuelle kunders behov og myndighetens krav, men den virkelige verdien for virksomheten kommer fra implementeringen av et internt system som anerkjenner eksisterende ferdigheter og erfaring. Et system vil også tilby en plattform som fasiliterer kontinuerlig forbedring. I tillegg til å tydeliggjøre kompetansen i hele arbeidsstyrken, vil et kvalitets- og bærekraftig kompetansesystem forbedre forretningsytelsen som igjen kan bidra til å sikre ny virksomhet.  Et godt implementert kompetansestyringssystem kan dermed øke organisasjonens inntekter og redusere bedriftsforsikringspremiene.

7. Å sikre kompetanse trenger bare å gjøres en gang, det er kun et middel for å nå et mål.

FAKTA: Kompetanse må måles fortløpende for å sikre at sikker arbeidspraksis opprettholdes over tid, at ferdighetsblekningen blir kontrollert, dårlige vaner / snarveier dempes og at menneskelige feil reduseres så mye som mulig - alle ting som kan knyttes til kjennskapen til å utføre oppgaver gjentatte ganger.

8. Kompetansestyringssystemer fungerer som en test og har en negativ innvirkning hvis noen blir funnet å ikke være kompetente.

FAKTA: Tvert imot, et effektivt kompetansesikringssystem er et positivt initiativ for den enkelte ansatte og for selskapet i sin helhet. Et effektivt system vil akkreditere gjeldende ferdighets- og kunnskapsnivåer, eller, i tilfeller hvor det avdekkes et utviklingsgap, sette fokus på trening og utvikling. Det samlede resultatet vil da være en kapasitetsøkning, med ansatte som er bedre rustet til å utføre sin rolle trygt. Det vil gjøre selskapet i stand til å utføre operasjoner mer effektivt.

9. En ny vurdering betyr at hele vurderingen må gjennomføres på nytt.

FAKTA: Kompetansestyring er en intern HR-prosess som utgjør en integrert del av arbeidstakers livssyklus. Når kompetanseprosessen er tilpasset andre eksisterende HR-prosesser, blir den enda mer effektiv. For eksempel gjennom å knytte årlige resultatgjennomganger til pågående kompetansemål. Ved å innlemme nøkkeljobbkompetanser sammen med de mer generelle atferdskompetansene til de fleste vurderingssystemene, får du et integrert og mer effektivt overordnet verktøy for kompetansestyring.

10. Hvis enkeltpersoner har gjort jobben i mange år, er de kompetente og trenger ikke noen vurdering.

FAKTA: Erfaring og eller kjennskap til en jobb er ikke nødvendigvis tilstrekkelig til å bevise kompetanse.  Selv om vurderingen av en erfaren person sannsynligvis vil være raskere, er det ikke alltid slik at konklusjonen vil være at vedkommende et  'kompetent'. Dette kan være av følgende grunner; den menneskelig natur forhåndsprogrammerer oss alle til tider å ta snarveier, spesielt der vi er veldig kjent med oppgaver som vi utfører rutinemessig og gjentatte ganger. Derfor kan erfaring faktisk føre til at folk får snarveier eller tillater dårlige vaner å krype inn, der vi avviker fra å følge relevante, oppdaterte prosedyrer.