Personvernregler for ansatte

RelyOn Nutec Holding A/S (med datterselskaper og tilknyttede selskaper) innhenter og behandler visse personopplysninger og sensitive data om våre ansatte under ansettelsesforholdet.

Informasjon og formål

Vi kan innhente og behandle følgende typer personopplysninger om deg:

• Personopplysninger, herunder fullt navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer og pårørende.
• Dato og sted for ansettelse, arbeidstid, stillingstittel og arbeidsoppgaver for rollen(e) som blir fylt.
• ID-opplysninger, for eksempel pass, fødselsattest og eventuelt førerkort.
• Opplysninger om utdanning/ kvalifikasjoner, herunder opplysninger om kurs, kompetanseprofil, medarbeidersamtaler og vurderinger.
• Strafferettslig rulleblad
• Lønnsinformasjon, herunder informasjon som er relevant for lønnskjøring, for eksempel bankopplysninger, skatteinformasjon og opplysninger om eventuelle betalinger/ trekk som er gjort, inklusiv lovpålagte betalinger
• Opplysninger om pensjon og pensjonsinnskudd
• Sykefravær, herunder opplysninger om helsemessige forhold, arbeidsrelaterte tilpasninger og eventuelle sykepenger
• Opplysninger om yrkesskade
• Ferie og annet fravær og
• Kamera-/ videoovervåkning

I ansattemappen oppbevarer vi også søknaden din, ansettelseskontrakten og annen relevant informasjon om ansettelsesforholdet.

I visse tilfeller vil vi behandle opplysninger som ikke er nevnt over.

Vi innhenter og behandler personopplysninger for følgende formål:

• For å ha relevant og nødvendig informasjon for å kunne inngå en ansettelseskontrakt
• For å overholde lover, regler, forskrifter, lovlige og bindende bestemmelser, vedtak eller direktiver fra en lovgivende myndighet, eller i samarbeid med myndighetene i et land (f.eks. EUs personvernforordning), herunder dokumentasjonskrav:
  • Oppfyllelse av grunnleggende prinsipper for behandling av personopplysninger og juridisk grunnlag for behandling
  • Gjennomføring og vedlikehold av tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, herunder blant annet for å hindre uvedkommende tilgang til systemer og informasjon, hindre mottak eller spredning av ondsinnet kode, avslutning av tjenestenektangrep og skade på datasystemer og elektroniske kommunikasjonssystemer
  • Undersøkelse ved mistanke om eller av kjente sikkerhetsbrudd og rapportering til enkeltpersoner og myndigheter
  • For å behandle og svare på anmodninger og klager fra datasubjekter og andre og
  • Håndtering av tilsyn og forespørsler fra myndighetene
• Administrasjon av tvister med datasubjekter og tredjeparter og
• For å overvåke sikkerheten i våre lokaler og i forbindelse med virksomheten (herunder opplæring) som drives i lokalene våre.

Dine personopplysninger vil ikke bli delt, solgt eller videreformidlet på andre måter enn det som er beskrevet i disse personvernreglene.

Automatiserte, individuelle beslutninger

Personopplysninger benyttes ikke til automatiserte, individuelle beslutninger eller profilering.

Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

Det juridiske grunnlaget for behandling av generelle og sensitive personopplysninger som beskrevet over er ansettelseskontrakten, jf. artikkel 6(1)(b) i personvernforordningen.

Du er ikke forpliktet til å gi oss personopplysningene. Dersom du ikke gir oss ovennevnte personopplysninger, vil vi imidlertid ikke kunne inngå en ansettelseskontrakt med deg.

Dersom behandlingen er basert på samtykke, har du rett til å trekke slikt samtykke tilbake, noe som innebærer at opplysningene ikke lenger kan behandles av RelyOn Nutec med mindre behandlingen kan baseres på et annet rettslig grunnlag. Tilbaketrekning av samtykket vil ikke påvirke eventuell behandling som allerede er gjort.

Videreformidling av personopplysninger

Personopplysninger kan videreformidles til og deles med følgende mottakere:

• Morselskapet i RelyOn Nutec-konsernet
• Skattemyndighetene i forbindelse med skattepliktige ytelser
• Ekstern og intern revisjon i RelyOn Nutec
• Pensjons-, finans- og forsikringsselskaper
• Offentlige etater f.eks. innen helse og sikkerhet og helsepersonell

Overføring av personopplysninger til databehandlere

Vi overfører dine data til visse leverandører, f.eks. IT-leverandører, som behandler opplysningene på vegne av RelyOn Nutec.

Overføring av personopplysninger til mottakere i land utenfor EU/EØS

Vi overfører dine data til mottakere i land utenfor EU/EØS ettersom vi bruker en ekstern leverandør til å være vert for eller lagre ovennevnte personopplysninger. Grunnlaget for den internasjonale overføringen er EUs “Standard kontraktbestemmelser” for overføring fra behandlingsansvarlige til databehandlere i land uten tilstrekkelig beskyttelsesnivå utenfor EU/EØS. Standardavtalen er tilgjengelig på ulike språk via denne lenken.

Lagringsperiode

Vi beholder dine personopplysninger så lenge som nødvendig for å oppfylle ovennevnte formål, dog ikke i mer enn 5 år etter at medarbeideren har sluttet, eller dersom det foreligger andre krav i henhold til lovgivningen.

Dine rettigheter

RelyOn Nutec overholder EUs personvernforordning (GDPR), og i henhold til denne forordningen har du følgende rettigheter:

• Rett til å bli informert
• Rett til innsyn
• Rett til å korrigere opplysninger
• Rett til å slette opplysninger
• Rett til å begrense databehandling
• Rett til dataportabilitet
• Rett til å motsette deg og
• Rettigheter i tilknytning til automatiserte beslutninger og profilering.

Du har også rett til å klage til tilsynsmyndigheten.

Sikkerhet og tilgang til informasjon om ansatte

RelyOn Nutec har som behandlingsansvarlig plikt til å verne om personopplysningene vi har om våre ansatte. Du kan lese mer om rammen for behandling av personopplysninger i RelyOn Nutecs gjeldende regler og prosedyrer.

Personalmappen din finnes i det elektroniske personalsystemet og/eller som en fysisk personalmappe. Det er bare ansatte som har behov for innsyn i personalmappen som kan få tilgang til den.

Regler, prosedyrer osv.

Vi viser også til RelyOn Nutecs gjeldende regler og prosedyrer, for eksempel tilknyttede regler og prosedyrer vedrørende IT, e-post, internett, mobiltelefoner osv.

Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til behandlingen av dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter etter gjeldende lovgivning, vennligst kontakt personalavdelingen eller data.protection@relyonnutec.com.

RelyOn Nutec Holding A/S
Kalvebod Brygge 45, 3.
1560 København V
Danmark
Organisasjonsnummer 19 95 13 83

24. mai 2019/v3