Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter/innen

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung personenbezogener Daten.

Datenkategorien und Zweck

Wir können die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie erheben und verarbeiten:

• Personenbezogene Daten einschließlich des vollständigen Namens, der Adresse, der E-Mail-Adresse, der Telefonnummer(n), der Sozialversicherungsnummer sowie Informationen betreffend die nächsten Angehörigen,
• Datum und Ort der Beschäftigung, Arbeitszeiten, Berufsbezeichnung(en) und Aufgaben der ausgeübten Funktion(en),
• Persönliche Ausweise und Urkunden wie Reisepass, Geburtsurkunde und ggf. Führerschein,
• Zeugnisse /Qualifikationsnachweise, einschließlich Schulungsnachweise, Kompetenzprofile, Mitarbeitergespräche und -beurteilungen,
• Strafregisterauszug,
• Gehaltsinformationen; einschließlich von für die Gehaltsverrechnung relevanten Informationen wie Bankverbindung, Steuerdaten und Angaben zu geleisteten Zahlungen/Abzügen, unter anderem gesetzlich verpflichtende Zahlungen,
• Angaben zu Ihrer Pension und zu geleisteten Beiträgen,
• Krankenstände einschließlich medizinischer Befunde, arbeitsbezogener Anpassungen und Krankengeldzahlungen,
• Jegliche Informationen im Zusammenhang mit Arbeitsunfällen,
• Urlaub und sonstige Abwesenheiten, sowie
• Bilder von Videoüberwachungen.

In Ihrer Mitarbeiterakte speichern wir auch Ihre Bewerbung, Ihren Arbeitsvertrag und andere relevante Daten betreffend Ihr Arbeitsverhältnis.

Unter bestimmten Umständen können wir auch Daten verarbeiten, welche oben nicht angeführt sind.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• um relevante und erforderliche Daten für den Abschluss eines Arbeitsvertrages zur Verfügung zu haben,
• zur Einhaltung von Gesetzen, Regelungen, Vorschriften, gesetzlichen und verpflichtenden Bestimmungen, Entscheidungen oder Anweisungen einer Regulierungsbehörde oder in Zusammenarbeit mit staatlichen Behörden eines Landes (z.B. EU-Datenschutzgrundverordnung), einschließlich Dokumentationspflichten:

• Einhaltung der Grundprinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten und der Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung,
• Implementierung und Vorhaltung technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere die Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf Systeme und Daten, des Empfangs oder der Verteilung von bösartigem Code, der Beendigung von Denial-of-Service-Angriffen und der Beschädigung von Computersystemen und elektronischen Kommunikationssystemen,
• Untersuchung von vermuteten oder bekannten Sicherheitsverstößen und Meldung solcher Verstöße an Einzelpersonen und Behörden,
• Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen und Beschwerden von betroffenen Personen und anderen, und
• Abwicklung von Inspektionen und Behördenanfragen.

• Regelung von Streitigkeiten mit betroffenen Personen und Dritten, und
• Überwachung der Sicherheit unserer Räumlichkeiten und der Sicherheit der auf unseren Räumlichkeiten durchgeführten Aktivitäten (einschließlich Trainings).

Ihre personenbezogenen Daten werden nur wie in dieser Datenschutzrichtlinie ausgeführt weitergegeben, verkauft oder offengelegt.

Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Personenbezogene Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen im Einzelfall oder für Profiling verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten  

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung allgemeiner und sensibler personenbezogener Daten wie oben angeführt ist der Arbeitsvertrag, vgl. Artikel 6 Absatz (1) Buchstabe (b), DSGVO.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns die oben beschriebenen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir jedoch keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen. Dies bedeutet, dass die Daten von RelyOn Nutec nicht mehr verarbeitet werden können, es sei denn, die Verarbeitung kann auf einer anderen Rechtsgrundlage erfolgen. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf eine zuvor durchgeführte Verarbeitung.

Offenlegung personenbezogener Daten       

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Muttergesellschaft der RelyOn-Nutec-Gruppe
• Steuerbehörden hinsichtlich steuerpflichtiger Vorteile
• Externe Prüfung und Innenrevision von RelyOn Nutec
• Pensions-, Finanz- und Versicherungsgesellschaften
• Staatliche Stellen wie Gesundheits- und Sicherheitsbehörden, sowie

Übermittlung von personenbezogenen Daten an Auftragsverarbeiter

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an bestimmte Anbieter, z.B. IT-Anbieter, die diese Daten im Auftrag von RelyOn Nutec verarbeiten.

Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der EU/des EWR

Wir übermitteln Ihre Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der EU/des EWR, da wir einen externen Anbieter beauftragen, die oben genannten personenbezogenen Daten zu hosten/speichern. Grundlage für die grenzüberschreitende Übermittlung sind die „Standardvertragsklauseln“ der EU für die Übermittlung von Daten von für die Verarbeitung Verantwortlichen an Auftragsverarbeiter in Ländern ohne ein angemessenes Schutzniveau außerhalb der EU/des EWR. Die Standardvereinbarung ist in verschiedenen Sprachen über diesen Link abrufbar.

Speicherfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erfüllung des oben genannten Zwecks erforderlich ist, jedoch nicht länger als 5 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters oder wenn andere gesetzliche Anforderungen bestehen.

Ihre Rechte

RelyOn Nutec befolgt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dergemäß Ihnen folgende Rechte zustehen:

• Recht auf Unterrichtung
• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht und
• Rechte im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung und Profiling.

Sie haben ferner das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Sicherheit und Zugriff auf Mitarbeiterdaten

Als Datenverantwortlicher hat RelyOn Nutec die Pflicht, die personenbezogenen Daten, die wir über unsere Mitarbeiter verarbeiten, zu schützen. Nähere Informationen über den Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in den einschlägigen Richtlinien und Verfahren von RelyOn Nutec.

Ihre Mitarbeiterakte befindet sich im elektronischen HR-System bzw. existiert als physische Mitarbeiterakte. Nur solche Mitarbeiter, die auf die Mitarbeiterakte zugreifen müssen, haben darauf Zugriff.  

Richtlinien und Verfahren etc.

Wir verweisen ferner auf die einschlägigen Richtlinien und Verfahren von RelyOn Nutec, wie z.B. die verwandten Richtlinien und Verfahren für IT, E-Mail, Internet und Mobiltelefone, etc.

Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder von Ihren Rechten im Rahmen der geltenden Gesetze Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder an data.protection@relyonnutec.com.

RelyOn Nutec Holding A/S
Kalvebod Brygge 45, 3.
1560 Kopenhagen V
Dänemark
FB-Nr. 19 95 13 83

24. Mai 2019/v3