Privacybeleid voor werknemers

In dit Privacybeleid beschrijven we hoe we persoonsgegevens verwerken, gebruiken en doorgeven.

Gegevens en doeleinde

Wij verzamelen en verwerken mogelijk de volgende soorten persoonsgegevens over u:

• persoonlijke gegevens, zoals uw volledige naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), nationaal verzekeringsnummer en gegevens over naasten;
• datum en plaats van tewerkstelling, werktijden, functiebenaming(en) en uitgevoerde taak/taken;
• legitimatiedocumenten, zoals paspoort, geboorteakte en, indien van toepassing, rijbewijs;
• gegevens over opleiding en kwalificaties, zoals trainingsgegevens, competentieprofiel, functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• strafblad;
• salarisgegevens, met inbegrip van gegevens die van belang zijn voor de salarisadministratie, zoals bankgegevens, belastinggegevens en gegevens over plaatsgevonden betalingen/inhoudingen, met inbegrip van verplichte betalingen;
• pensioengegevens en betaalde pensioenpremies;
• ziekteverzuim, met inbegrip van gegevens over medische aandoeningen, werkgerelateerde aanpassingen en eventuele ziekteuitkeringen;
• eventuele gegevens over arbeidsgerelateerd letsel;
• vakantiedagen en ander verzuim, en

In uw werknemersdossier bewaren we ook uw sollicitatie, arbeidscontract en andere relevante informatie over uw arbeidsrelatie.

In sommige situaties verwerken we ook informatie die hierboven niet staat vermeld.

We verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beschikken over de relevante en vereiste gegevens voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst;
• het voldoen aan enig(e) wet, regel, regeling, wettelijke en bindende bepaling, besluit of aanwijzing van een toezichthouder, of in samenwerking met enige overheidsinstantie van enig land (bijv. de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU), met inbegrip van documentatieverplichtingen:
  • naleving van de basisbeginselen voor de verwerking van persoonsgegevens en de rechtsgrondslag voor verwerking;
  • invoering en handhaving van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het voorkomen van ongeoorloofde inzage in systemen en gegevens, het voorkomen van het ontvangen of verspreiden van kwaadaardige codes, het beëindigen van Denial-of-Service-aanvallen en de beschadiging van computersystemen en elektronische communicatiesystemen;
  • het doen van onderzoek naar vermoede of bekende beveiligingsinbreuken en het melden daarvan aan betrokkenen en instanties;
  • het verwerken en afhandelen van vragen en klachten van betrokkenen en anderen, en
  • het afhandelen van controles en vragen van instanties;
• het afhandelen van geschillen met betrokkenen en derden, en
• het bewaken van de beveiliging van onze gebouwen en van de veiligheid van onze activiteiten (waaronder training) die in onze gebouwen worden uitgevoerd.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gedeeld, verkocht of verstrekt op een andere dan de in dit Privacybeleid beschreven wijze.

Het nemen van geautomatiseerde individuele besluiten

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het nemen van geautomatiseerde individuele besluiten of het maken van gebruikersprofielen.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

De rechtsgrondslag voor de verwerking van de bovenstaande algemene en gevoelige persoonsgegevens is het arbeidscontract, zie Artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

U bent niet verplicht ons de persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons de bovenstaande persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij echter geen arbeidsovereenkomst met u afsluiten.

Als de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u het recht die toestemming in te trekken, wat inhoudt dat de gegevens niet langer door RelyOn Nutec kunnen worden verwerkt, tenzij de verwerking op een andere rechtsgrondslag gebaseerd kan worden. De intrekking van de toestemming is niet van invloed op eerder plaatsgevonden verwerking.

Verstrekking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan en gedeeld met de volgende ontvangers:

• de moederonderneming van RelyOn Nutec-groep;
• belastinginstanties aangaande belastbare inkomsten;
• de externe en interne controles van RelyOn Nutec;
• pensioen-, financiële en verzekeringsmaatschappijen;
• overheidsinstanties zoals de Health and Safety Executive, en

Doorgifte van persoonsgegevens aan verwerkers

We dragen uw persoonsgegevens over aan bepaalde leveranciers, bijv. ICT-leveranciers, die de gegevens namens RelyOn Nutec verwerken.

Doorgifte van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de EU/EER

We geven uw gegevens door aan ontvangers in landen buiten de EU/EER omdat we de bovenstaande persoonsgegevens hosten/opslaan via een externe leverancier. De grondslag voor internationale doorgifte is de ‘Modelcontractbepalingen’ van de EU voor de doorgifte door verwerkingsverantwoordelijken aan verwerkers in landen zonder passend beschermingsniveau buiten de EU/EER. Het modelcontract is in verschillende talen beschikbaar via deze link.

Bewaarperiode

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om aan het bovenstaande doeleinde te voldoen, echter niet langer dan 5 jaar nadat de werknemers ontslag heeft genomen of als er sprake is van andere verplichtingen op grond van de wettelijke regelgeving.

Uw rechten

RelyOn Nutec leeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na en op grond van deze verordening heeft u de volgende rechten:

• het recht om geïnformeerd te worden;
• het recht op inzage;
• het recht op rectificatie;
• het recht op verwijdering van gegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• het recht om bezwaar te maken en
• rechten aangaande het nemen van geautomatiseerde besluiten en het maken van gebruikersprofielen.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

Beveiliging van en inzage in werknemersgegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke is RelyOn Nutec verplicht de persoonsgegevens die wij over onze werknemers verwerken, te beschermen. In de desbetreffende beleidsdocumenten en procedures van RelyOn Nutec leest u meer over het kader voor de verwerking van persoonsgegevens.

U vindt uw werknemersdossier in het elektronische HR-systeem en/of als fysiek werknemersdossier. Inzage staat alleen open voor werknemers die inzage in het werknemersdossier nodig hebben.

Beleid en procedures enz.

Daarnaast verwijzen wij naar de desbetreffende beleidsdocumenten en procedures van RelyOn Nutec, zoals verwante beleidsdocumenten en procedures aangaande ICT, e-mail, internet, mobiele telefoons enz.

Contactgegevens

Als u vragen of opmerking heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen op grond van de toepasselijke wetgeving, neemt u dan per e-mail contact op de met personeelsafdeling of data.protection@relyonnutec.com.

RelyOn Nutec Holding A/S
Kalvebod Brygge 45, 3.
1560 Kopenhagen V
Denemarken
Bedrijfsregistratienr. 19 95 13 83

24 mei 2019/v.3